Meilensteine

Prozessaufnahme und Bewertung

Seit Projektbeginn haben wir eine Sammlung an fakultätsinternen Prozessen erstellt und diese in acht Hauptbereiche und weitere Teilbereiche untergliedert. Insgesamt sind an die 300 (Teil-)Prozesse erfasst worden. Die Prozesse wurden anhand von verschiedenen Kriterien, wie Arbeitsaufwand und vorhandenem Handlungsbedarf, durch die Fakultäten bewertet und die Rückmeldungen durch das Projektteam ausgewertet.

Gemeinsam mit dem Steuerkreis des Projektes wurden zunächst vier Prozessbereiche ausgewählt, die für eine initiale Bearbeitung in Frage kommen.  Aus dieser Auswahl wurde schließlich der Prozessbereich zur Verwaltung und Organisation der Praxissemester zur Bearbeitung bestimmt.

Prozessbearbeitung - Themenbereich Praktikum

Innerhalb der Bearbeitung dieses Prozessbereiches wurden alle Fakultäten eingeladen, bei der Bearbeitung mitzuwirken. Für die Durchführung der Anforderungsanalyse wurden zunächst die Rahmenbedingungen in Form von gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien recherchiert und individuelle Einzelinterviews mit den Praktikumsbeauftragten der Studiengänge organisiert und durchgeführt. Die aktuellen Abläufe sowie Anforderungen und Probleme wurden erfasst. Anhand dieser Erkenntnisse wurden erste Soll-Prozessmodelle erstellt, die einheitlich für alle Fakultäten umgesetzt werden können. Bei der Neu-Modellierung der Prozesse wurde neben der Vereinheitlichung und Optimierung darauf geachtet, dass die Abläufe möglichst voll-digitalisiert abgebildet werden. Auch die (Teil-)Automatisierung von Aktivitäten zur Entlastung der Praktikumsbeauftragen bei Verwaltungsaufgaben wurde berücksichtigt.

Um Feedback von den Praktikumsbeauftragten zu den Prozessmodellen einzuholen, wurden für jedes Teilprozessmodell zwei Videos erstellt und Fragebögen entwickelt. Durch Whiteboard-Videos sollen die neuen Abläufe und Funktionen auf einfache und anschauliche Weise den Betroffenen nähergebracht werden. In weiteren Videos wurden die Prozessmodelle dargestellt und die einzelnen Aktivitäten und Abläufe erklärt. Über bereitgestellte Fragebögen konnten die Praktikumsbeauftragten zu jedem Prozessmodell Stellung nehmen und Feedback abgeben. Die eingereichten Rückmeldungen wurden im Nachgang ausgewertet und im Bedarfsfall Anpassungen an den Prozessmodellen vorgenommen.