Methodik
Die geplante Methodik und Vorgehensweise innerhalb dieses Projektes orientiert sich an der bisherigen Arbeit im Bereich des Prozessmanagements an der Fakultät Informatik und Wirtschaftsinformatik. Da es noch keine Erfahrungswerte bei der fakultätsübergreifenden Bearbeitung von Prozessen gibt und durchaus andere Voraussetzungen als in der fakultätsinternen Bearbeitung vorliegen könnten, wird davon ausgegangen, in geringer Geschwindigkeit Ergebnisse produzieren zu können.
Innerhalb dieses Projektes werden zunächst in Absprache mit den Fakultäten die im Rahmen dieses Projektes zu betrachtenden Prozesse identifiziert und priorisiert. Um möglichst allen Fakultäten gerecht zu werden, wird die Informationsbeschaffung einen großen Stellenwert einnehmen und entsprechend groß umfasst.
In Vorbereitung auf die nachfolgende Phase der Anforderungsanalyse mit den Fakultäten erfolgt eine Recherche der vorliegenden rechtlichen Grundlagen. In dieser Phase werden vorliegende Rahmenbedingungen z.B. durch die Grundordnung der Hochschule oder Vorgaben aus dem Bayrischen Hochschulgesetz erfasst.
In der Phase der Anforderungsanalyse wird aufgrund der Beschaffenheit des Projektes und der benötigten Informationen, qualitative Forschung in Form von persönlichen Interviews angewandt. Für jedes Interview wird ein individueller Interviewleitfaden erstellt. In Interviews und Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der beteiligten Serviceeinheiten sollen die Schnittstellen besprochen werden.
Die gesammelten Informationen, die Anforderungen der Stakeholder, insbesondere der Prozessbeteiligten, deren Wünsche und Probleme sowie die rechtlichen Vorgaben werden aufbereitet. Optimierungspotenziale werden gekennzeichnet, Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten erfasst. Anhand der dann vorliegenden Daten wird eine neue Abfolge von Aktivitäten skizziert.
Mit der erstellten Skizze der Abläufe wird mit der Prozessmodellierung begonnen. Der Gesamtprozess wird in übersichtlicherer Teilprozesse untergliedert, diese enthalten dann jeweils die Tätigkeiten, die ausführenden Rollen ggf. zu verwendende Datenquellen wie beispielsweise Dokumente oder IT-Systeme. Bei der Modellierung wird besonders auf die Optimierung, Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung geachtet. Die Prozessmodelle werden in der Notation BPMN 2.0 modelliert.
Auftretende Unstimmigkeiten oder Unklarheiten werden dokumentiert und mit den jeweiligen Ansprechpartnern geklärt. Teilergebnisse werden mit den Stakeholdern diskutiert und Veränderungen eingearbeitet. Daraus entsteht ein iterativer Ablauf mit dem Ziel, die Stakeholder durch enge Beteiligung an der Weiterentwicklung näher an das Projekt zu binden.
