Datenschutzerklärung

(Stand: 03.06.2022)

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung gilt für den „Nextcloud“ der Fakultät Informatik und Wirtschaftsinformatik unter cloud.fiw.fhws.de. Sie gilt in Ergänzung der allgemeinen Datenschutzerklärung der FHWS (zu finden unter https://www.fhws.de/service/datenschutz/ )

Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen bei der Übertragung und Verarbeitung zu schützen, verwenden wir, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechend gesicherte technische Systeme.

Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

           Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt

                 Fakultät Informatik und Wirtschaftsinformatik

                 Sanderheinrichsleitenweg 20

                 97074 Würzburg

                 Tel: 0931/3511-9402

                 Dekan.FIW[at]fhws.de

 

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

 

                 Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt

                 Datenschutzbeauftragter

                 Münzstraße 12, 97070 Würzburg

                 E-Mail: dsb[at]fhws.de

                 https://informationssicherheit.fhws.de/datenschutz/beauftragter/

 

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen Zugriff auf die Nextcloud zu geben und mit dieser kollaborativ- zur Unterstützung bei der Bearbeitung von Forschungs- und Lehrprojekten“ der Fakultät IW zusammen zu arbeiten.

Ihre Daten werden zu diesem Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 2 und Art. 27 Abs. 1 BayHSchG verarbeitet.

 

Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten die im Rahmen der Anlage eines Benutzeraccounts, der Nutzung von Nextcloud Apps (Listen, Dokumentenbibliotheken, u.a.) sowie im Nextcloud hinterlegter Dokumente verarbeitet werden, sind beispielsweise:

Allgemein

  • Aktivitäten (Aktionen, die im System durchgeführt werden z. B. Upload von Dateien)

Bei der Anmeldung:

  • FHWS-Passwort
  • k-Nummer/ Benutzerkennung, FHWS-E-Mail-Adresse
  • Zeitstempel des Logins

Beim Upload von Dateien und Dokumenten

  • Inhaltsdaten (alles was Sie auf die FHWS-Cloud hochladen)
  • Zeitpunkt des Uploads
  • kumulierte Dateigröße der Dateien in Ihrem Verzeichnis & Speicherplatzkontingent
  • Datum und Uhrzeit der Anforderung

Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten (Optional)

  • Zeitpunkt der Bearbeitung
  • Nutzerkennung der Bearbeitenden
  • alle an den Dokumenten durchgeführten Änderungen mit Zeitstempeln sowie gemachte Kommentare und sonst hinzugefügte Informationen

Bei der Individualisierung (Optional*)

  • Profilbild
  • Telefonnummer
  • Postadresse
  • Webseite
  • Twitter-Handle
  • Sprache
  • Gebietsschema

*Sie können selbst festlegen, welche Personengruppen Ihre individuellen Profilangaben einsehen können sollen. Standardmäßig ist die Sichtbarkeit von Profilbild, E-Mail-Adresse und Name auf lokale Benutzer und vertrauenswürdige Server eingestellt. Telefonnummer, Adresse, Webseite und Twitter-Handle sind auf Privat eingestellt.

Ausschluss von Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist ausdrücklich untersagt. Dazu gehören Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß dem jeweiligen Verfahren weitergegeben.

Empfänger dieser Daten können angehörige der Fakultät Informatik und Wirtschaftsinformatik, der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt und in Ausnahmefällen Dritte (bspw. Projektpartner) sein.

Die jeweiligen Projektpartner ergeben sich aus den Dateifreigaben und können im Zweifelsfall bei der verantwortlichen Stelle erfragt werden.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder internationale Organisationen

Es erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation.

 

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre Daten werden nach der Erhebung entsprechend des jeweiligen Verfahrens gespeichert. Die Löschungsfrist personenbezogener Daten innerhalb des jeweiligen Verfahrens ist:

Verfahren

Löschungsfrist

Nextcloud Fakultät-IW-„Forschungs- und Lehrprojekte“

Die Löschung der Daten, die innerhalb eines projektbezogenen Nextcloud-Ordners gespeichert werden, erfolgt nach dem jeweiligen Projektabschluss und der damit verbundenen Löschung des Ordners.

Nextcloud Fakultät-IW-Organisationsbereich „Tagung“

Die Löschung der Einträge erfolgt nach Durchführung der Tagung.

Die Löschfrist beträgt 6 Monate.

Nextcloud Fakultät-IW-Organisationsbereich „Öffentlichkeitsarbeit“

Die Löschungsfrist beträgt 12 Monate.

Nextcloud Fakultät-IW-Organisationsbereich „Forschungsprojekte“

Die Löschung der Daten richtet sich nach der individuellen Projektlaufzeit.

Nextcloud Fakultät-IW-Organisationsbereich „Websiteverlinkung“

Nach fünf Jahren.

Tabelle 1: Löschungsfrist personenbezogener Daten pro Verfahren

Die Datenlöschung erfolgt durch die mit dem jeweiligen Verfahren betraute Person. Alle verfahrensbezogenen Löschungsfristen werden über einen zentralen Kalender durch die verantwortliche Person dokumentiert. Die Einhaltung der jeweiligen Löschungsfristen wird durch die SharePoint Administration kontrolliert.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen und Dienste. Für die zukünftige Nutzung gilt dann die jeweils neue Datenschutzerklärung.